ابتدا با توضیح مختصری درباره ی مراحل حسابداری  که شامل دو بخش است, بخش اول, مراحل حسابداری در طول دوره مالی و بخش دوم ,مراحل حسابداری در پایان دوره مالی شروع, سپس نحوه ی عملیات اصلاح و بستن حسابها را شرح میدهیم.

بخش اول

مرحله اول: جمع آوری اطلاعات مالی

مرحله دوم : تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی

مرحله سوم : ثبت معاملات در دفتر روزنامه

مرحله چهارم : نقل و انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل

مرحله پنجم : تهیه تراز آزمایشی اصلاح نشده

نکته :

برای نوشتن تراز آزمایشی اصلاح نشده مانده حسابهای بدهکار و بستانکار را از دفتر کل به ترازنامه انتقال میدهیم .

بخش دوم

مرحله ششم : اصلاح حسابها

 منظور از ثبت های اصلاحی ، یعنی رسیدن به مانده های واقعی یا به عبارتی ارقامی که در دفاتر ثبت می باشد با واقعیت یکی باشد.

نکته ی قابل توجهی که کارآموزان حسابداری به آن توجه کنند این است که برای اصلاح حسابها ابتدا باید با انواع حساب دفتر کل آشنا شوند.

کلا سه نوع حساب دفتر کل وجود دارد که تفاوت بین این سه حساب از لحاظ انتقال یافتن مانده ی آنها به سال مالی بعد می باشد.

 1- حساب های دائمی

حسابهای دائمی حساب هایی هستند که مانده آنها به دوره مالی بعد منتقل می شود. حساب های دائمی شامل داراییها، بدهی ها و سرمایه می باشد. این حساب ها را حساب های ترازنامه ای نیز می گویند.

2- حساب های موقت

حساب های موقت حساب هایی هستند که در پایان دورۀ مالی بسته می شوند که مربوط و مختص همان دوره مالی می باشد و قابل انتقال به دوره مالی بعد نیست. حساب های موقت شامل حسابهای درآمد و هزینه و برداشت می باشد. به استثنای حساب برداشت، این حساب ها را حسابهای سود و زیانی نیز می گویند.

3- حساب های مختلط

برخی از حساب ها هستند که بخشی از آن دائمی و بخش دیگری از آن موقت می باشد. برای مثال، حساب پیش پرداخت اجاره ,پیش دریافت درآمد و…

بنابراین حسابدار با شناخت حسابهای دفتر کل و دانستن این موضوع که در پایان دوره مالی مانده حسابهای موقت بسته میشود و مانده ی حسابهای دائمی به سال مالی بعد انتقال می یابد, باید مانده ی مربوط به این حسابها را بررسی و اصلاح کند تا با مانده ی واقعی خود برابر شوند و نهایتا عملیات بستن حسابها را انجام دهد.

ثبت های اصلاحی که معمولا در پایان دورۀ مالی ثبت می شوند و شامل موارد زیرند و باید حسابدار عزیز در پایان دوره مالی حتما مانده ی نهایی این حسابها را بررسی و اصلاح کند. عبارت اند از : 

• اصلاح حساب داراییهایی که مبلغی از آنها در دورۀ مالی هزینه شده  شامل ملزومات، پیش پرداختها و موجودی ها.
• اصلاح هزینه های تحقق نیافته.
• اصلاح بدهی های جاری و پیش دریافتها.
• اصلاح هزینه های تحقق یافته پرداخت نشده شامل عوارض، حق بیمه و حقوق.

مرحله هفتم : تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده, که این ترازنامه بعد از اصلاح حسابهای دفتر کل (حسابهای موقت و دائمی و مختلط) ایجاد می شود.

مرحله هشتم : بستن حسابهای موقت

جهت بستن این حسابها باید از یک حساب واسطه به نام “خلاصه سود و زیان ” استفاده کنیم.

بستن حساب درآمد

برای این کارهریک از حسابهای درآمد که ماهیتی بستانکار دارند را بدهکار کرده و خلاصه سود و زیان را به همان مبلغ بدهکار می کنیم.

درآمد/فروش (بدهکار)

خلاصه سود و زیان (بستانکار)

بستن حسابهای هزینه

معادل جمع کل هزینه ها , خلاصه سود و زیان به همان مبلغ بدهکار میشود.

خلاصه سود و زیان (بدهکار)

هزینه حقوق و دست مزد (بستانکار)

هزینه اجاره (بستانکار)

هزینه تعمیر و نگهداری (بستانکار)

بستن خلاصه سود وزیان

پس از انجام دو مرحله فوق مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب “سود و زیان انباشته “بسته شود.

توجه

مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود در سال مالی و مانده بدهکار نشان دهنده ی زیان در سال مالی می باشد.

 پس از بستن حسابهای موقت باید حسابهای دائم را ببندیم که از طریق سند اختتامیه  حسابهای دائم شرکت بسته می شوند.

ثبت بستن حسابهای دائم

تراز اختتامیه (بدهکار)

حسابهای پرداختنی (بدهکار)

سرمایه (بدهکار)

سود و زیان انباشته (بدهکار)

اندوخته قانونی  (بدهکار)

ذخیره مالیات   (بدهکار)

ذخیره استهلاک (بدهکار)

موجودی نقد وبانک (بستانکار)

حسابهای دریافتنی (بستانکار)

دارایی ثابت (بستانکار)

تراز اختتامیه (بستانکار)

اهمیت عملیات اصلاح و بستن حسابها در پایان دوره

حسابدار باید در اصلاح و بستن حسابها و انتقال به دوره مالی بعد دقت نماید که ارقام (مانده نهایی )حسابهای دائمی  به درستی انتقال یابد و نیزمانده حسابهای موقت به درستی محاسبه و بسته شوند و به صورت سود و زیان همان دوره انتقال یابند . و عدم انتقال صحیح ارقام مربوط به مانده حسابها باعث تصمیم گیری اشتباه توسط استفاده کنندگان میشود.