حسابدار موفق (حسابدار شو) | آموزش حسابداری ویژه بازار کار ایران

حسابداری فروش، مهمترین بخش هر کسب‌وکاری است که به‌وسیله آن به امور مالی فروش شرکت و برگشت کالا رسیدگی می‌شود. صحت و دقت گزارشات واحد حسابداری در حوزه فروش، نشان‌دهندۀ وضعیت درآمد، سود و زیان سازمان می‌باشد. یک کسب‌وکار موفق تنها زمانی می‌تواند به‌خوبی بر روی ارتقای کیفیت محصولات و گسترش دایره مشتریان خود، تمرکز کند که با استفاده از یک سیستم حسابداری حرفه‌ای، زمان و توان نیروی کار خود را مدیریت کند.

در این مقاله ابتدا به تعریف و مفاهیم دخیل در حسابداری فروش پرداخته‌ایم و سپس انواع معاملات فروش و اسناد حسابداری رایج را شرح داده‌ایم.

تعریف حسابداری فروش

در حسابداری فروش، خالص فروش عبارت است از درآمدهای عینی که یک شرکت در ازای فروش محصولات یا ارائه خدمات خود به دست می‌آورد. گزارشات درآمدها به‌عنوان گزارش سودآوری شرکت در یک دوره مالی نیز در نظر گرفته می‌شود.

توجه داشته باشید که در این نوع حسابداری، فروش خالص در گزارشات سود یا زیان، محاسبه می‌شود. فروش خالص به معاملاتی گفته می‌شود که مبلغ آن به‌سرعت تحویل گرفته شده و تسویه شود. به این ترتیب درآمدزایی یا سودآوری از فروش محصولات یا خدمات تنها زمانی معنی دارد که خدمت یا محصول به خریدار تحویل داده شود.

ماهیت حساب‌ها در حسابداری فروش، به‌صورت بستانکار است. بدین معنا که با بستانکار یا بدهکار شدن این حساب، مقدار این حساب به‌ترتیب افزایش یا کاهش می‌یابد.

اگر با مبحث ماهیت حساب آشنایی ندارید، توصیه می‌کنیم مقاله آشنایی با ماهیت انواع حساب‌ها را در وبلاگ هوفر مطالعه کنید.

فرایند حسابداری فروش

در حسابداری فروش، گزارشات ثبت حساب‌ها به دو صورت نقدی و نسیه طبقه‌بندی می‌شوند. همان‌طور که از نام این فرایند پیداست، ثبت حساب نقدی به‌معنای دریافت وجه نقد بلافاصله پس از فروش کالا یا خدمات است. این قسم معاملات در حسابداری بخش فروش ثبت می‌شوند، چرا که مبلغ درآمد آن تحویل گرفته شده است.

در پرداخت نسیه، به دلیل آنکه هنوز مبلغی برای محصولات، پرداخت نشده، گزارش این فروش نیز تا زمان دریافت کامل هزینه، ثبت‌نشده باقی می‌ماند. در این روش، حساب خرید به‌صورت بستانکار و حساب خریدار به‌صورت بدهکار در نظر گرفته می‌شود.

ترازنامه در فرایند فروش

ترازنامه حسابداری، سندی است که در آن میزان دارایی‌ها، درآمدها و سرمایه‌های یک واحد تجاری، طی یک دوره مالی مشخص می‌گردد. این گزارش، اطلاعاتی از قراردادهای منعقدشده، میزان منابع فعلی شرکت و حقوق و تعهدات شرکت را بیان می‌دارد.

تزازنامه حسابداری به‌طور کلی از رابطه زیر تبعیت می‌کند:

سرمایه+ بدهی= دارایی

این رابطه در حوزه فروش، با نام وضعیت مالی نیز شهرت دارد.

تعریف برگشت از فروش در حسابداری

حساب برگشت از فروش، عنوان حسابی است که ماهیت بدهکار برای آن تعریف شده است. در حساب برگشت از فروش، تمامی عملیات‌هایی مانند انصراف از خرید یا محصولات مرجوعی و همچنین تخفیف‌های تنظیم‌شده برای خرید بعدی، ذخیره می‌شود.

همان‌طور که گفته شد این حساب ماهیت بدهکار دارد، بنابراین هرگز در تدوین گزارشات، نباید بستانکار شود.

وظایف حسابدار فروش

تمامی کسب‌وکارها به یک حسابدار فروش، برای پیگیری امور فروش محصولات خود نیاز دارند. وظایف حسابدار فروش به‌طور کلی شامل وظایف نظارتی، ثبت اسناد و تهیه گزارشات و ساماندهی به آنها است. در ادامه هر یک از این وظایف را دقیق‌تر توضیح می‌دهیم.

وظایف تخصصی که یک حسابداری در حوزه فروش دارد عبارتند از:

• ثبت گزارشات فروش محصولات یا خدمات
• تخصص و خبرگی در زمینه حسابداری بازرگانی، تعهدی و ادواری
• تهیه پیش‌فاکتور برای هر ثبت سفارش و تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور
• مهارت کار با نرم‌افزارهای حسابداری و ثبت اسناد در آن
• ارسال دوره‌ای فاکتورهای خرید برای مشتریان

وظایف کنترلی واحد حسابداری فروش عبارتند از:

• نظارت بر حسابهای مشتریان و تحویل گزارشات به آنان
• محاسبه حواله خروج و بررسی مطابقت آن با فاکتورهای ثبت‌شده
• کنترل و ثبت فاکتورهای امانی در زمان معین

وظایف هماهنگی حسابدار فروش عبارتند از:

• ایجاد هماهنگی بین منابع موجودی و انبار شرکت
• ایجاد هماهنگی بین فاکتورهای فروش و بخش فروش شرکت
• ایجاد هماهنگی بین فاکتورهای صادرشده و انبار شرکت
• نظارت بر نحوه تسویه حساب مشتری با حسابداری خزانه کل شرکت
• نظارت بر موجودی انبار که امکان فاسدشدن دارند و دستور برای خروج آنها

وظایف گزارش‌دهی حسابدار فروش عبارتند از:

• ثبت گزارشات میزان فروش کل محصولات یا خدمات
• ثبت گزارشات سود خالص حاصل از درآمدها و فروش
• تهیه گزارشات تحلیلی در دوره‌های زمانی متفاوت برحسب میزان فروش محصولات

اسناد فروش

برای دسته‌بندی اطلاعات مربوط به فروش، آنها را در قالب سند حسابداری فروش جمع‌آوری می‌کنند. اسناد فروش با ثبت و نگهداری اطلاعاتی همچون میزان موجودی، مقدار درآمد و سود و زیان تجارت در دوره زمانی مشخص، تهیه می‌شوند. ارائه این اسناد به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصویر شفاف و دقیقی از وضعیت واقعی کسب‌وکار خود بدست آورند. همچنین با مشاهده این اسناد، ذی‌نفعان تجاری می‌توانند برای توسعه و رشد سودآوری سازمان مربوطه، برنامه‌ریزی کنند.

انواع مختلفی از سند حسابداری فروش وجود دارد که در ادامه مهم‌ترین آنها را معرفی می‌کنیم.

• سند درخواست فروش:

درخواست فروش هنوز جزو فرآیندهای حسابداری به‌حساب نمی‌آید. بنابراین ثبت سند حسابداری برای آن نداریم اما به‌عنوان سند پایه مثبته، آن را بایگانی می‌کنند. یکی از مزیت‌های سند درخواست فروش، ارائه این سند به واحد تولید یا برنامه‌ریزی است تا برای تهیه محصول درخواستی، اقدام کنند.

• سند پیش فاکتور:

سند پیش فاکتور نیز از ثبت‌های حسابداری فروش است که در قالب سند مثبته، نگهداری می‌شود. این سند اغلب برای اطلاع از جزئیات قیمت محصولات و تائید خرید از سوی مدیریت، تهیه و تنظیم می‌شود.

سند پیش فاکتور تا زمانی که به پرداخت منتهی نشود، جزو اسناد حسابداری محسوب نمی‌شود. اگر مشتری برحسب مبالغ پیش فاکتور، مبلغی را به‌عنوان پیش‌پرداخت، اهدا کند، باید به وی فاکتور فروش رسمی ارائه کرد.

• سند قرارداد فروش:

یکی دیگر از اسنادی که به‌عنوان سند مثبته استفاده می‌شود و اعتبار حسابرسی ندارد، سند قرارداد فروش است. این سند زمانی جزو اسناد حسابداری قرار می‌گیرد که در ازای آن، مبلغی از مشتری به‌عنوان پیش‌پرداخت، دریافت شود. با توجه به سند قرارداد فروش، شرکت فروشنده تعهد می‌نماید در ازای مبلغ دریافت‌شده، کالایی را به مشتری تحویل دهد. پس از عقد سند قرارداد فروش باید حتما یک نسخه از آن، نزد حسابداری شرکت بایگانی شود.

• سند فاکتور فروش:

مهمترین سند حسابداری فروش، سند فاکتور فروش است. از روی سند فاکتور فروش می‌توان میزان درآمد یک شرکت را برآورد کرد. این سند نیز تنها در صورت دریافت مبلغ از خریدار دارای اعتبار است. در فاکتور فروش، اطلاعاتی مانند تاریخ فروش، مبلغ کالا، نام فروشنده و نام خریدار و مشخصات کالا درج می‌شود.

• سند فاکتور برگشت از فروش:

سند فاکتور برگشت از فروش، در ازای محصولی صادر می‌شود که توسط مشتری، عودت داده شده است. در این حالت باید برای محصول فروش‌رفته، سند فاکتور برگشت فروش تنظیم کرد و آن را به امور مالی تحویل داد. حتما باید در کنار فاکتور برگشت از فروش، فرم رسید انبار نیز که به‌معنای برگشت کالا به انبار است به فاکتور، الصاق گردد.

نحوه ثبت سند حسابداری فروش

هر سند حسابداری فروش شامل اطلاعاتی از نوع فروش، مبلغ فروش، هزینه ارسال، تاریخ فروش و … می‌باشد که در ثبت حسابداری، مورد توجه قرار می‌گیرد. بسته به ضوابط حسابداری هر شرکت، ممکن است برخی از این موارد در سند وجود داشته باشد یا نباشد.

اگر از سیستم ادواری در شرکت خود استفاده می‌کنید، در زمان ثبت فروش کالا، چه فروش کالا به‌صورت نقد صورت گیرد و چه به‌صورت نسیه، حساب فروش کالا، بستانکار می‌شود. اگر فروش محصول به‌صورت نقدی انجام شود، حساب‌های موجودی شرکت، بدهکار می‌شوند. این در حالی است که در حالت فروش نسیه، حساب‌های دریافتنی بدهکار می‌شوند. در صورت استفاده از سیستم ادواری، تنها صدور یک سند معادل مبلغ فروش، کافی است. برای این کار در سیستم دائمی، باید علاوه بر صدور سند مبلغ فروش، صدور سند بهای تمام‌شدۀ محصول فروخته‌شده نیز انجام شود.

کدینگ حسابداری فروش

فرآیندهای حسابداری دارای پیچیدگی‌ها و ساختارهای خاصی است که جز از راه سامان‌دهی این عملیات‌ها ممکن نیست. بنابراین به طبقه‌بندی کردن و نظم‌دهی مراحل و فرآیندهای حسابداری، کدینگ حسابداری گفته می‌شود.

به‌عنوان مثال نمودار زیر، یک کدینگ پیشنهادی برای حسابداری فروش است.

ثبت برگشت از فروش

برگشت از فروش براي كالاهايی ثبت مي‌شود که بنا به دلایلی مرجوع شده باشند. همان طور که می‌دانید گاهی ممکن است که در روند فروش، كالاي فروخته شده مشكلی داشته باشد مثلا از كيفيت پاييني برخوردار باشد و يا ممکن است مطابق با درخواستی که مشتري داده است، نباشد، در صورت مشتري كالاي فروخته شده را به فروشنده کالا مرجوع مي‌نمايد. اگر مشتري خريد خود را به صورت اعتباري انجام داده باشد، متقابلا نیز كالا را به صورت اعتباري پس خواهد داد و سند برگشت از فروش برای آن صادر خواهد گرديد. بنابراين كالاهايی که برگشت داده شده‌اند، مي‌بايست حتما در سيستم برگشت از فروش حسابداري ثبت گردند و ضميمه سند حسابداري مورد نظر شوند، تا اینکه مدارك اظهارنامه مالياتي و ارزش افزوده آن‌ها مورد تاييد سازمان امور مالياتي كشور واقع گردد.

مبلغ برگشت از فروش و تخفيفات فروش در سيستم‌هاي ثبت ادواري و دائمي در بدهكار در حسابي با عنوان ” برگشت از فروش و تخفيفات” ثبت مي‌گردند. در واقع كالاهايی که توسط خريدار برگشت خورده‌اند در ستون صادره( فروش) كارت حساب كالا به صورت منفي درج مي‌گردند و با همان نرخي كه از انبار صادر گرديده‌اند، مجددا به حساب موجودي‌ها برگشت داده خواهند شد. همچنين در صورتي كه هنگام فروش، كالا با چندين نرخ صادر شده باشد، هنگام برگشت مطابق با آخرين نرخ‌هاي روز صدور از انبار، قيمت گذاري مي‌گردند. لازم به ذكر است كه برگشت از فروش موجب افزايش تعداد و همچنین بهاي تمام شده موجودي‌ها و كاهش بهاي تمام شده كالاي فروش رفته خواهد شد. در سيستم ثبت دائمي، علاوه بر ثبت حساب برگشت از فروش و تخفيفات، معادل با قيمت فروش كالاي برگشتي، می‌بایست معادل بهاي تمام شده اين كالاها، موجودي كالا بدهكار و بهاي تمام شده كالاي فروش رفته بستانكار گردد.

برگشت از فروش در چه صورت مورد تاييد سازمان امور مالياتي قرار واقع خواهد شد؟

شركت‌ها و موسسات مي‌بايست راهكارهاي زير را در سيستم مد نظر داشته باشند تا اينكه فاكتورهاي برگشت از فروش ثبت شده در سيستم مورد تاييد مسولان سازمان امور مالياتي كشور قرار گيرد:

• براي فاكتورهايی که با عنوان فروش صادر گرديده و برگشت و مرجوعي داشته است، حتما مي‌بايست فاكتورهايي با عنوان صورتحساب برگشت از فروش كالا، صادر گردد و براي سازمان امور مالياتي کشور چاپ و تكميل شود و در اختيار مميزين امور مالياتي قرار گیرد.
• در نظر داشته باشيد كه صورت حساب برگشت از فروش براي برگشت كالاهاي فروخته شده است و جهت مواردی مانند خدمات چنين صورت حسابي صادر نخواهد شد.
• همیشه باید آخرين شماره فاكتور صادر شده سال گذشته را داشته باشید، چرا که شماره فاكتورهاي صادر شده برگشت از فروش بايد مطابق با آخرين شماره فاكتور صادر شده برگشت از فروش سال گذشته باشد و اگر شكل فاكتورهاي سال جديد تغيير كرده باشد، بهتر اين است كه فاکتورها از شماره ۰۰۰۱ شروع گردد. بنابراین در نظر داشته باشید که لازم است كه هميشه فاكتورهاي مربوط به سال قبل نگه داري و بايگاني گردد زيرا ممكن است جهت تاييد فاكتورهاي جديد توسط سازمان، مورد نياز واقع گردد، در غیر این صورت می‌تواند برای شما مشکل ساز گردد.
• ثبت نمودن فاكتورهاي برگشت از فروش از اهميت بسيار بالايي برخوردار است، لذا مي‌بايست دقت داشت كه اين گونه فاكتورها به درستي و به دقت در سيستم ثبت و نگه داری گردند و در اختيار ماموران و ممیزان مالياتي مربوطه قرار داده شوند.
• همچنین به منظور تاييد شدن فاكتور برگشت از فروش يك شركت توسط ماموران امور مالياتي، مي‌بايست حتما صورت حساب برگشت از فروش را هم دريافت نموده و آن را در كنار سند حسابداري مربوط به آن قرار داد.

ثبت تخفیف در حسابداری فروش

تخفيفات فروش و انواع آن نیز يكي دیگر از مباحث مهمي است كه حسابداران مي‌بايست حتما با نحوه ثبت نمودن آن‌ها در حسابداري آشنا باشند. با توجه به اهميتی که اين موضوع دارد، در ادامه انواع تخفيفات فروش و نحوه ثبت تخفيف در حسابداري فروش توضيح داده شده است:

به طور کلی، تخفيفات را مي‌توان به ۴ دسته متفاوت زير تقسيم بندي نمود:

• تخفيفات تجاري

تخفيفات تجاري در واقع شامل تخفيفي است كه معمولا فروشنده كالا، تخفيف خاصي را براي عده‌اي از مشتريان خود و يا شرايط فروش خاص و متفاوت در نظر گرفته و در فروش خود، لحاظ مي‌كند. به عنوان مثال ممكن است خريداراني كه بيش از یک مقدار مشخص و تعیین شده، كالا خريداري نمايند، مبلغ مشخصي از تخفيف را برای خرید خود دريافت نمايند. با توجه به اين كه اين نوع از تخفيفات قبل از تحقق درآمد و احراز مالكيت كالا، از سوي خريدار در نظر گرفته شده و تعيين مي‌گردند، در دفتر ثبت نمي‌شوند و ابتدا تخفيفات داده شده به مشتری از قيمت خريد يا فروش كالا كسر شده و پس از آن در دفاتر درج مي‌گردد.

• تخفيفات توافقي

در واقع اين نوع تخفيفات بر اساس چانه‌زني که بين خريدار و فروشنده و در زمان انجام معامله رخ می‌دهد، صورت مي‌گيرد. لازم به ذکر است كه مطابق با اصل قيمت تمام شده، درآمد حاصل از فروش به مبلغي بيش از ارزش واقعي و همچنين خالص پرداخت نقدي خريد، بيش از مبلغ واقعي خريد نمي‌تواند در دفاتر ثبت گردد. بنابر اين دپموارد ذکر شده، اين گونه از تخفيفات نيز قايل ثبت شدن در دفاتر نيستند.

• تخفيفات به علت عيب داشتن يا عدم تطابق كالا

هنگامي كه خريدار بخواهد تمام يا بخشي از كالاي خريداري شده را به علت معيوب بودن يا عدم تطابق و … مرجوع نمايد و فروشنده حاضر باشد كه مسئوليت جبران خسارت خريدار را خود بر عهده گيرد، به وجهي كه فروشنده به خريدار پرداخت مي‌نمايد تخفیفی تحت عنوان تخفيفات فروش داده مي‌شود و مي‌بايست این نوع از تخفیفات در دفاتر ثبت گردند. حساب تخفيفات فروش هم همانند حساب برگشت از فروش داراي ماهيت يكسان و مشابهی است و هر دو كاهنده فروش هستند و همواره داراي مانده بدهكار هستند، لذا معمولا تلفيق این دو حساب را مي‌توان در كدينگ‌هاي متفاوت نظاره کرد.

• تخفيفات نقدي

معمولا فروشنده تمايل دارد كه در هنگام انجام معاملات غير نقدي(نسيه)، طلب خود از خريدار را، زودتر از موعد مقرر شده دريافت نمايد، از اين رو به منظور این کار، امتيازاتي را براي خريداراني كه بدهي خود را زودتر از موعد مقرر پرداخت نمايند، در نظر مي‌‎گيرد كه يكي از امتیازات، در نظر گرقتن همين تخفيفات نقدي است، به اين گونه تخفيفات، در واقع تخفيفات نقدي فروش گفته مي‌شود. اين نوع حساب هم،  همانند حساب برگشت از فروش و تخفيفات حسابي موقت  و كاهنده فروش است که همواره داراي مانده بدهكار است. جهت ثبت نمودن اين نوع تخفيفات سه روش کلی وجود دارد كه عبارت اند از موارد زیر است:

• پس از كسر نمودن تخفيفات نقدي، فروش در دفاتر ثبت مي‌گردد، در اين روش عملا تخفيفات نقدي ثبت نخواهند شد.
• تخفيفات نقدي به عنوان هزينه در دوره مالي شناسايي شده و ثبت مي‌گردند.
• تخفيفات نقدي به عنوان كاهنده حساب فروش ناخالص ثبت مي‌گردند و در دفتر نشان داده مي‌شوند.

انواع فروش در حسابداری

روش‌های معمول فروش در بین کسب‌وکارها به شرح زیر است:

• فروش نقدی: در این معامله، بلافاصله در ازای تحویل کالا به خریدار، مبلغ کالا به فروشنده تقدیم می‌شود. اغلب کسب‌وکارهای کوچک، به فروش نقدی مشغول هستند.
• فروش نسیه: در این نوع فروش، فروشنده پس از تحویل کالا به خریدار، با وی برای پرداخت مبلغ کالا در زمان مشخصی، توافق می‌کند. این نوع از فروش بین فروشگاه‌های عمده رایج است.
• دریافت وجه کالا در یک زمان معین با توافق طرفین
• فروش از طریق پیش فاکتور: در این معامله، خریدار در زمان تحویل‌گرفتن کالا، تنها بخشی از مبلغ را پرداخت می‌کند و برای باقیماندۀ مبلغ، زمان دیگری را برای پرداخت مشخص می‌کند.
• فروش اقساطی: فروشنده، درصدی از مبلغ کالا را تحویل گرفته و باقیماندۀ مبلغ، بین چند ماه یا هفته تقسیم می‌شود تا در ایام مشخص، پرداخت شود. فروشنده و خریدار باید بر سر تاریخ پرداخت‌ها به توافق برسند. جزئیات حسابداری فروش اقساطی را بعدا در مقاله‌ای دیگر شرح می‌دهیم.
• فروش امانی: فروش کالا دریافتی از صاحب کالا و فروش آن و دریافت درصدی از مبلغ فروش به عنوان کارمزد